KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI HAKKINDA AYDINLATMA METNİ

1. Veri Sorumlusunun Kimliği

Bu bilgilendirme, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında, Veri Sorumlusu sıfatıyla, Rental Otomotiv İç ve Dış Tic. Ltd. Şti.‘nin (“Şirket”), iş ortaklarına, müşterilerine, tedarikçilerine ve iletişimde bulunduğu gerçek veya tüzel kişilere aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek üzere yapılmaktadır.

Şirket İletişim Bilgileri:

• Adres: Adnan Kahveci Mah. Erenler Cad. No:14/8-9 Beylikdüzü/İstanbul
• E-posta: iletisim@rentalfilo.com
• Telefon: 0542 792 34 46
• Web: https://rentalfilo.com

2. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel verileriniz, Şirketimiz tarafından verilen hizmet, ürün veya ticari faaliyete bağlı olarak değişkenlik gösterebilmekle; otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle, ofisler, internet sitesi, sosyal medya mecraları, telefon görüşmeleri, e-posta yazışmaları ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı veya elektronik olarak toplanabilecektir.

Toplama Yöntemleri:

• Web sitesi üzerinden yapılan başvuru formları
• Telefon görüşmeleri ve çağrı kayıtları
• E-posta yazışmaları
• Ofis ziyaretleri ve yüz yüze görüşmeler
• Sözleşme imzalama süreçleri
• Araç teslim ve iade işlemleri
• Güvenlik kamera kayıtları (ofis ve araçlarda)

Şirketimizin ürün ve hizmetlerinden yararlandığınız müddetçe, kişisel verileriniz oluşturularak ve güncellenerek işlenebilecektir.

3. Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği

Toplanan kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

3.1. Sözleşme Yönetimi

• Araç kiralama sözleşmesinin kurulması ve ifası
• Kiralama başvurularının değerlendirilmesi
• Müşteri kimlik doğrulama işlemleri
• Ehliyet ve yaş kontrolü

3.2. Finansal İşlemler

• Ödeme ve tahsilat işlemlerinin gerçekleştirilmesi
• Faturalandırma ve muhasebe kayıtları
• Teminat işlemleri
• Mali işlerin yürütülmesi

3.3. Hukuki Yükümlülükler

• Yasal kayıt ve raporlama yükümlülüklerinin yerine getirilmesi
• Trafik cezalarının takibi ve bildirimi
• Kiralık Araç Bildirim Sistemi (KABİS) bildirimleri
• Vergi mevzuatı gereği saklama yükümlülükleri
• Emniyet Genel Müdürlüğü ve diğer kamu kurumlarına yasal bildirimler

3.4. Operasyonel Faaliyetler

• Araç teslim ve iade süreçlerinin yönetimi
• Kilometre ve yakıt takibi
• Hasar ve kaza kayıtlarının tutulması
• Araç bakım ve servis takibi
• Müşteri hizmetlerinin sunulması

3.5. Güvenlik

• Şirket lokasyonlarının fiziksel güvenliğinin sağlanması
• Araç güvenliğinin temini
• Hukuki ve ticari güvenliğin sağlanması
• Dolandırıcılık ve suistimal önleme

3.6. İletişim ve Bilgilendirme

• Kiralama süreci hakkında bilgilendirme
• Ödeme hatırlatmaları ve bildirimler
• Sözleşme yenileme bildirimleri
• Müşteri memnuniyeti aktivitelerinin gerçekleştirilmesi

3.7. Pazarlama (Açık Rıza ile)

• Reklam, kampanya ve promosyon süreçlerinin yürütülmesi
• Ürün ve hizmetlerin pazarlama süreçlerinin yürütülmesi
• Müşteri beğeni, kullanım alışkanlıkları ve ihtiyaçlarına göre özelleştirilmiş hizmetlerin sunulması
• Ticari elektronik ileti (SMS, e-posta) gönderimi

Not: Pazarlama amaçlı ticari elektronik ileti gönderimi için açık rızanız alınacaktır. Bu iznizi istediğiniz zaman geri çekebilirsiniz.

3.8. İstatistiksel Analiz

• İş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması
• Hizmet kalitesinin ölçülmesi ve iyileştirilmesi
• İstatistiksel raporlama

4. İşlenen Kişisel Veriler

Şirketimiz tarafından işlenen kişisel veri kategorileri şunlardır:

4.1. Kimlik Bilgisi

Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, doğum yeri, nüfusa kayıtlı olduğu yer, cinsiyet

4.2. İletişim Bilgisi

Telefon numarası (cep/sabit), e-posta adresi, adres bilgisi (ikametgah ve iş adresi)

4.3. Ehliyet Bilgisi

Ehliyet numarası, ehliyet verilme tarihi, ehliyet sınıfı, ehliyet fotokopisi

4.4. Finansal Bilgi

Banka hesap numarası, IBAN, ödeme bilgileri, gelir durumu, kredi kartı bilgileri (PCI-DSS uyumlu şekilde)

4.5. Müşteri İşlem Bilgisi

Kiralama geçmişi, ödeme geçmişi, araç kullanım bilgileri, kilometre bilgisi, yakıt tüketimi

4.6. İşlem Güvenliği Bilgisi

IP adresi, çerez kayıtları, internet sitesi giriş çıkış bilgileri, tarayıcı bilgileri

4.7. Görsel ve İşitsel Kayıt

Araç teslim-tesellüm fotoğrafları, hasar fotoğrafları, güvenlik kamerası kayıtları, çağrı merkezi ses kayıtları

4.8. Lokasyon Verisi

Araç GPS verisi (açık rıza ile), adres bilgisi

4.9. Trafik Bilgisi

Trafik cezaları, HGS/OGS geçiş kayıtları, araç plaka bilgisi

4.10. Hukuki İşlem Bilgisi

Dava/icra dosya bilgileri, tahsilat takip bilgileri

4.11. Kurumsal Müşteri Bilgileri

Firma ünvanı, vergi numarası, ticaret sicil bilgileri, yetkili kişi bilgileri, imza sirküleri

5. Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aşağıdaki kişi ve kurumlara aktarılabilecektir:

5.1. Kamu Kurum ve Kuruluşları (KVKK m.8/2-a)

• Emniyet Genel Müdürlüğü: KABİS bildirimleri ve güvenlik soruşturmaları
• Jandarma Genel Komutanlığı: Güvenlik bildirimleri
• Vergi Dairesi: Mali raporlama ve vergi mevzuatı yükümlülükleri
• Mahkemeler ve İcra Daireleri: Hukuki süreçler
• Nüfus Müdürlüğü: Kimlik doğrulama
• Trafik Tescil Dairesi: Araç ve trafik işlemleri

5.2. Sigorta Şirketleri (KVKK m.8/2-c)

• Kasko ve trafik sigortası işlemleri
• Hasar dosyası açılması ve takibi
• Eksper tayini süreçleri

5.3. Hukuk ve Danışmanlık (KVKK m.8/2-e)

• Avukatlık Büroları: Sır saklama yükümlülüğü çerçevesinde hukuki süreçlerin yürütülmesi
• Mali Müşavirlik: Muhasebe ve vergi danışmanlığı

5.4. İş Ortakları ve Tedarikçiler (KVKK m.8/2-c, f)

• Araç Bakım ve Servis Firmaları: Periyodik bakım ve onarım hizmetleri
• Lastik ve Aksesuar Tedarikçileri: Araç bakım hizmetleri
• Çekici Firmaları: Araç taşıma hizmetleri
• Eksperler: Hasar tespit işlemleri

5.5. Teknoloji Hizmet Sağlayıcılar (KVKK m.8/2-c)

• Hosting Firmaları: Web sitesi barındırma
• Yazılım Şirketleri: CRM ve operasyonel yazılım desteği
• SMS/E-posta Sağlayıcıları: İletişim hizmetleri
• Çağrı Merkezi: Müşteri hizmetleri operasyonları
• Bulut Hizmet Sağlayıcıları: Veri depolama

5.6. Finansal Kuruluşlar (KVKK m.8/2-c)

• Bankalar: Ödeme ve tahsilat işlemleri
• Ödeme Kuruluşları: Online ödeme işlemleri (kurulacak)

5.7. Denetim ve Teftiş (KVKK m.8/2-e)

• Bağımsız Denetim Firmaları: Yasal denetim süreçleri

5.8. Yurt Dışı Aktarım

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 9. maddesi uyarınca şu koşullarda yurt dışına aktarılabilir:

• Açık rızanızın bulunması halinde
• KVKK Kurulu tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen ülkelere
• Yeterli korumanın taahhüt edildiği ve KVKK Kurulu’nun izninin bulunduğu durumlar

Not: Aktarımlar, amaçla sınırlı olmak ve gerekli güvenlik tedbirleri alınmak kaydıyla yapılmaktadır.

6. Kişisel Veri Toplamanın Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:

KVKK m.5/2-a: Kanunlarda açıkça öngörülmesi
KVKK m.5/2-c: Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması
KVKK m.5/2-ç: Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması
KVKK m.5/2-e: Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
KVKK m.5/2-f: İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması
KVKK m.5/1: Açık rıza (Pazarlama ve lokasyon verileri için)

7. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi

Kişisel verileriniz, işlendikleri amaç için gerekli olan süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen süreler dahilinde saklanmaktadır:

Saklama sürelerinin sona ermesi veya işleme amacının ortadan kalkması durumunda kişisel verileriniz, Şirketimizin Kişisel Verilerin İmhası Prosedürü uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

8. Kişisel Veri Sahibinin Hakları

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca, kişisel veri sahipleri olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

a) Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
b) Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
c) Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
d) Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
e) KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
ğ) Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

9. Başvuru Yöntemi ve Süreci

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ve kullanmak istediğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızla birlikte başvurunuzu aşağıdaki yöntemlerle iletebilirsiniz:

9.1. Başvuru Yolları

Yazılı Başvuru:
Adnan Kahveci Mah. Erenler Cad. No:14/8-9 Beylikdüzü/İstanbul adresine ıslak imzalı dilekçe ile

Elektronik Posta:
iletisim@rentalfilo.com adresine güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzalanmış olarak

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP):
Şirketimizin KEP adresi üzerinden (aktif olduğunda bildirilecektir)

9.2. Başvuruda Bulunması Gereken Bilgiler

Başvurunuzda aşağıdaki bilgilerin yer alması gerekmektedir:

• Ad, soyad
• T.C. kimlik numarası
• Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi
• Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası
• Talep konusu
• Kimlik tespitine yönelik belgeler (T.C. kimlik fotokopisi, imza sirküleri vb.)

9.3. Başkası Adına Başvuru

Başkası adına hareket ediyor iseniz, bu konuda özel olarak yetkili olmanız ve yetkinizin belgelendirilmesi (vekâletname, velayet belgesi vb.) gerekmektedir.

9.4. Başvurunun Değerlendirilmesi

• Başvurularınız mümkün olan en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde sonuçlandırılacaktır.
• Başvurunun Şirketimize ulaştığı tarihten itibaren süre başlar.
• Talebin niteliğine göre ek süre gerekiyorsa, bu durum size bildirilir.

9.5. Başvuru Ücreti

Başvurular şu an için ücretsizdir. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde (örneğin belge fotokopisi, posta gideri), Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

Güncel Tarife (2024):

• 1. sayfası 10 TL, diğer sayfalar için sayfa başına 1 TL
• Kayıt ortamında (CD, flash bellek vb.) verilen bilgiler için 50 TL

10. Özel Nitelikli Kişisel Veriler

Şirketimiz, kural olarak özel nitelikli kişisel veri (sağlık, biyometrik vb.) toplamamaktadır. Ancak, istisnai durumlarda (kaza, sağlık durumu bildirimi vb.) bu tür veriler işlenebilir.

Özel nitelikli kişisel verileriniz, KVKK m.6 uyarınca açık rızanız alınarak veya kanunda öngörülen hallerde işlenir ve ilgili kamu kurum kuruluşları, sigorta şirketleri ile paylaşılabilir.

11. Çocuklara İlişkin Özel Hükümler

18 yaş altı kişilere hizmet vermemekteyiz. Bilerek 18 yaş altından kişisel veri toplamıyoruz. Eğer 18 yaş altı bir kişiden veri topladığımızı tespit edersek, derhal sileriz.

12. Veri Güvenliği

Şirketimiz, kişisel verilerinizin güvenliğini sağlamak için KVKK’nın 12. maddesi uyarınca gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır:

• SSL sertifikası ile şifrelenmiş veri iletimi
• Güvenli sunucu altyapısı
• Düzenli güvenlik güncellemeleri
• Yetkisiz erişim engelleme sistemleri
• Personel eğitimleri ve gizlilik sözleşmeleri
• Veri erişim yetkilendirme ve loglama

13. Aydınlatma Metninde Değişiklikler

Bu Aydınlatma Metni, yasal düzenlemeler ve Şirket uygulamalarındaki değişiklikler doğrultusunda güncellenebilir. Güncel metne web sitemizden ulaşabilirsiniz.

14. İletişim

Kişisel verilerinizin işlenmesi hakkında soru ve görüşleriniz için:

Rental Otomotiv İç ve Dış Tic. Ltd. Şti.
📍 Adres: Adnan Kahveci Mah. Erenler Cad. No:14/8-9 Beylikdüzü/İstanbul
📞 Telefon: 0542 792 34 46
📧 E-posta: iletisim@rentalfilo.com
🌐 Web: https://rentalfilo.com

Bu aydınlatma metnini okuduğunuzu, anladığınızı ve kabul ettiğinizi beyan edersiniz.

Son Güncelleme: Kasım 2025

Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na uygun olarak hazırlanmıştır.